Como parte del desarrollo inmobiliario y de la construcción, existe una disciplina que ha revolucionado la manera de ejecutar una obra y es el Project Management. Este sistema se conforma por una serie de procesos y principios, como controles, procedimientos, metodologías, además de herramientas para iniciar y luego planear un proyecto, ejecutarlo, monitorearlo y cerrarlo profesionalmente con una serie de flujos de trabajo.
Esto lo explicó Yamal Chamoun, Fundador y Presidente Honorario de ESCALA, compañía líder de la gestión de proyectos de construcción que maneja una metodología propia orientada a resultados y basada en estándares internacionales, en principios éticos y en el uso de tecnología de punta. Hasta la fecha la firma ha participado en más de 900 proyectos de distintos giros y dimensiones en México y Latinoamérica.
El también autor del libro “Administración Profesional de Proyectos: La Guía” publicado por McGraw Hill International y creador del Método EscalaMR, explicó a la Revista EQUIPAR, por qué este sistema es científico, pero también artístico, además de aclarar una confusión cotidiana en torno a esta disciplina. Chamoun ha manejado una cartera de más de 400 millones de dólares anuales en el sector de inversiones inmobiliarias de los segmentos: residencial, turístico, second home, comercial, oficinas, industrial y educación. Otro dato interesante es que a través de ESCALA se han capacitado más de 8 mil 500 profesionales en Project Management, lo que ha incentivado la competitividad y la profesionalización en la industria.
SIN TEMOR A EQUIVOCARSE
“El Project Management es como una ciencia, por un lado, porque tiene un componente de manejo de costos y planeación de tiempos, tecnología y diagramas de barras, lo que es científico, pero también es un arte, puesto que se tiene que integrar equipos, comunicarse efectivamente con los colaboradores, con el cliente, contratistas y proveedores. Además, se necesita administrar abastecimientos, concursos, propuestas y contratos, así como controlar la calidad con procesos de aseguramiento y manejar cambios, porque un proyecto en sí es un cambio: estás transformando, porque construyes algo nuevo”, expuso Yamal Chamoun.
De acuerdo con la filosofía del Project Management, los cambios y desviaciones en un proyecto son el “pan de cada día” y las únicas ocupaciones deben de ser que la obra añada valor, se haga a tiempo y que el cliente esté consiente de cuál es el impacto del cambio y cómo administrarlo preventivamente. “Si estás haciendo tu casa y de repente se te ocurrió una cocina más grande, no es un problema. El problema es saber si va a salir en el mismo tiempo y costo. Además, es diferente que quieras hacer la cocina más grande cuando estás desarrollando planos, que cuando ya la instalaste y debas demoler. Entonces parte de nuestro trabajo es orientar y tomar de la mano al cliente y al equipo, para que todos trabajemos bajo la misma partitura sabiendo qué es lo que se va a lograr, cuáles son los objetivos al final de cada mes o semana, porque sabemos perfectamente que el tema de control total no existe”.
Y es que, como explicó, en el Project Management, se simula un plan para luego ir monitoreando y ajustando. “Tener un control absoluto es imposible, porque puedes controlar tu interior o tu persona, pero cuando hablas de dominar el exterior, como el clima, proveedores, cliente y todos los factores que intervienen en un proyecto, para que funcionen como desees, es idealista. Lo que se trata es de que todos entremos en un esquema de orden y disciplina, pero siempre habrá desviaciones. Nuestro trabajo es saber en dónde estamos parados en ese plan o línea imaginaria, para ir tomando acciones correctivas. Si tienes un proyecto que dura 40 meses y cada semana estás tomando esa medición, pero viste que te desviaste un 3%, tomas acción correctiva y preventiva para volver a alinearte”.
Gracias a tener una eficaz Gerencia de Proyectos, la obra siempre estará bajo un rango de control dentro de un margen. “Si llevas esos procesos semanales y en algunos proyectos hasta diario, cuando es uno de 30 días, entonces la probabilidad de éxito sube tremendamente porque estás haciendo la tarea, al siempre estar corrigiendo. El tema es que se administre correctamente, ya que generalmente nos dicen que vamos bien, hasta que ya se acabó el tiempo, el dinero y evidentemente no va a salir. Luego viene el esfuerzo heroico de sacar en una semana lo que no se hizo en seis o siete meses. Ahí es donde perdimos el tiempo de actuar. Por esto el Project Management, ayuda a ir actuando a la velocidad requerida”.
AHORRO DE COSTOS
Según apuntó Chamoun, este sistema ayuda a manejar el alcance, tiempo, costo, recursos humanos, comunicación, reportes, calidad, riesgos, abastecimientos e integración o control de cambios. “Todos esos factores siempre están interactuando presentes en un proyecto. El trabajo del Gerente del proyecto es balancearlos. Hablamos de tiempo, pero el presupuesto es igual; si se maneja un presupuesto, pero el alcance cambia, lo debe de ajustar antes de ejecutarlo, con la autorización del cliente. El presupuesto puede cambiar si el cliente pide más cosas, pero los costos se pueden prever, para ser aceptados, o no, si los cambios se calculan en el plano”.
“Hay veces que el cliente pide cosas y con la cultura mexicana de satisfacerlo, lo ejecutamos, pero al llegar la cuenta se sorprende. Entonces parte de nuestro trabajo es cuidar al cliente de sí mismo y mostrarle los costos de los cambios o ajustes que pide, para que los autorice o no. También se le pueden dar alternativas de acuerdo con su presupuesto, con buen valor”, dijo.
Explicó que administrar todos esos recursos con tiempo, te va asegurando el éxito del proyecto, porque se va corrigiendo en costo y tiempo estimado con mucha certidumbre al monitorearse a través del tiempo. “El que un presupuesto se te vaya 100% de control es poco probable si aplicas un buen proceso, posiblemente dependiendo del proyecto y de la complejidad, tienes que tener márgenes de contingencia. Si vas a hacer casas de interés social todas iguales, tu margen es menor, pero si vas a hacer una residencia de lujo que no se ha hecho antes, tu margen es mayor y para eso hay metodologías”.
TECNOLOGÍA
A decir del también fundador del Project Management Institute (PMI), Capítulos México y Monterrey, definitivamente la tecnología bien utilizada es una ventaja, aprovechada por el Project Management. “Nosotros utilizamos PMware que es un software que integra todas las herramientas mencionadas como alcance, costo, tiempo, calidad, que genera procesos de trabajo como SAP, que ayuda a guiar al equipo sobre cómo trabajar, para, entre otras cosas, establecer un proceso con herramientas como recordatorios, documentos y firmas digitalizados, con acceso al tiempo, presupuesto, órdenes de cambio actuales y potenciales”.
“Nuestro trabajo no es solo ser escribanos reactivos de lo que pasa en un proyecto, sino ir proyectando lo que va a pasar de acuerdo a las juntas y a la comunicación con el cliente y el equipo. Es sorprendente cuántos desarrolladores, contratistas, manejan su control presupuestal en Excel, que es una excelente herramienta para hojas de cálculo, proformas o modelos, pero desde mi punto de vista, para el día con día, tiene un margen de error tremendo”, reflexionó.
Opinó que en tecnología hay mil cosas que quizás como ya nos acostumbramos ya ni las consideramos como esenciales, pero son importantes. “En los proyectos que manejo en los Estados Unidos, sin Amazon no compraría muchas cosas, por ejemplo, pues ellos hacen una tabla comparativa donde se ven los mejores precios, llegan las cosas cuando lo programas, tienes un historial con fotos de lo que compraste para volver a comprar; además que siempre se pueden tener mejores precios por volumen. Lo que antes se hacía con 4 o 5 compañías concursando, ahora se puede realizar en línea. Entonces yo uso no solo el PMware, sino también otra tecnología disponible que a lo mejor suena muy trivial, pero es elemental. Creo que la tecnología sí ha facilitado mucho el trabajo, aunque la rama de construcción todavía está muy rezagada porque seguimos construyendo con block, cemento, varilla; opino que nos falta mucho, aunque en nivel de gestión ha evolucionado”.
PARA TENER EN CUENTA
Yamal Chamoun, hizo énfasis en que todavía existe un error de conceptos, en donde se confunde la supervisión o la coordinación, con un Project Management. “Es como confundir un arquitecto con un dibujante. Porque el arquitecto tiene que concebir la visión, desarrollar un concepto y el dibujante lo esboza. Pero de lo que hablamos es que, si se hace un buen Project Management, sin supervisión, es porque se ha seleccionado un buen equipo, los contratistas están certificados y se tienen buenos procesos. Y en vez de enfocarse en la cultura de la desconfianza, se desarrollan equipos y procesos de control y de auto análisis”.
Por último, agregó: “El Project Management brinda herramientas muy concretas de cómo iniciar, cómo establecer la visión, expectativas, quiénes son los involucrados y cuál es la visión de éxito. De ahí se planea, para responder preguntas de alcance, tiempo, costo, calidad y luego monitorear, controlar y cerrar profesionalmente. En nuestro ámbito siempre habrá desviaciones, pero de ahí sacas lecciones aprendidas. Si se documenta todo, para el siguiente proyecto que se realice, eso será oro molido para no volver a cometer los mismos errores. Se vale cometer equivocaciones, pero no las mismas. De ahí que, con este sistema, los cierres profesionales, se respalden con experiencias anteriores donde se lleva un proceso ordenado”, agregó.
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